AI Payroller
FI EN
Työntekijän palvelu Hallintapalvelu Varaa esittely

Ratkaisu

Koko palkkaprosessi työntekijätiedoista täsmäy­tykseen

AI Payroller kokoaa työntekijätiedot, palkkakauden aineiston, laskennan ja jälkityöt samaan prosessiin. Automaatio hoitaa toistuvia työvaiheita, ja palkkatiimi seuraa etenemistä sekä tarkistaa ja hyväksyy tulokset.

MY AI PAYROLLER

Työajat, matkat ja kulut.
Yksi työntekijän sovellus.

Työntekijä kirjaa tunnit, matkat ja korvaukset samaan palveluun. Kirjausten tiedot ja hyväksyntätilanne auttavat esihenkilöä ja palkkatiimiä aineiston käsittelyssä.

Työaika talteen päivän aikana

Työajan ajastus tallentaa tunnit sekä kirjaustyypin ja kohdistuksen. Työn tarkoitus kulkee tuntien mukana, mikä helpottaa esihenkilön tarkistusta ja palkka-aineiston käsittelyä.

Katso sovellusnäkymä

Kirjaukset kuntoon ennen hyväksyntää

Tunnit ja hyväksyntätilanne näkyvät yhdellä aikajanalla. Työntekijä voi täydentää unohtuneet kirjaukset ja korjata hylätyt tiedot ennen hyväksyntää.

Katso sovellusnäkymä

Matkat ja korvaukset perusteluineen

Matkan reitti, kilometrit ja päiväkohtaiset korvaukset kirjataan samaan palveluun. Tietoja ja selitteitä voi täydentää ennen hyväksyntää, jotta korvausten perusteet ovat valmiina tarkistettaviksi.

Katso sovellusnäkymä

Omat oletukset nopeuttavat kirjaamista

Oletuskirjaustyyppi ja kohdistus vähentävät toistuvia valintoja. Viikon tuntien ja työrytmin kooste auttaa työntekijää huomaamaan poikkeamat ennen jakson hyväksyntää.

Katso sovellusnäkymä

01 · Jatkuvasti ajan tasalla

Työntekijä- ja työsuhdetiedot kunnossa

Palkkaprosessin perusta elää myös palkka-ajojen välillä. Henkilö-, työsuhde- ja palkkatiedot pidetään ajan tasalla, jotta oikeat tiedot ovat käytettävissä oikealla palkkakaudella.

Työntekijätiedot laskennan perustaksi

Verokorttitieto, ammattiluokka, tilinumero ja palkanmaksuperusteet kootaan laskennan perustaksi. Puuttuvat tai tarkistusta vaativat tiedot nostetaan käsiteltäviksi ennen palkka-ajoa.

Työsuhteen alku, muutokset ja päättyminen

Palkkakaudella alkavat ja päättyvät työsuhteet huomioidaan palkanlaskennassa. Työsuhteen päivämäärät ohjaavat laskentaa.

Palkkamuutokset voimaantulopäivineen

Palkkamuutokset käsitellään voimaantulopäivineen. Hyväksytyt muutokset ohjaavat laskentaa käyttämään kyseiselle ajalle kuuluvia palkkatietoja.

Sähköiset maksukiellot oikealle työntekijälle

Palvelu vastaanottaa sähköiset maksukiellot ja kohdistaa ne työntekijöihin. Laskenta huomioi niiden voimassaolon ja muutokset yhdessä muiden vähennysten kanssa.

02 · Ennen laskentaa

Palkkakauden aineisto valmiiksi

AI Payroller kokoaa palkkakauden tiedot työntekijöiltä, vastuuhenkilöiltä ja nykyisistä järjestelmistä. Järjestelmistä tiedot tuodaan rajapinnoilla, tiedostoilla tai tarvittaessa käyttöliittymäautomaatiolla. Palkkatiimi näkee, mitä on saapunut ja mitä vielä odotetaan tai tarkistetaan.

Aineistotarve yrityksen ja palkkaryhmän mukaan

Yritykselle ja palkkaryhmälle määritellään tarvittava aineisto: työajat, poissaolot, lisät, luontoisedut ja muut palkkatapahtumat. Palkkatiimi seuraa näiden tietojen valmistumista samassa palvelussa.

Puuttuvien tietojen seuranta ja esitarkistus

Palvelu näyttää saapuneen ja puuttuvan aineiston sekä muistuttaa tietojen toimittamisesta. Esitarkistus nostaa puutteet ja ristiriidat käsiteltäviksi ennen laskentaa.

Hyväksynnät sovitun työnjaon mukaan

Hyväksyntäpyynnöt ohjataan tuntien tarkistajalle ja palkka-aineiston hyväksyjälle. Tiedot voi hyväksyä tai palauttaa korjattaviksi, ja palkkatiimi seuraa käsittelyn etenemistä.

AI PAYROLLER

Työnkulut, täsmäytykset ja veroposti samassa palvelussa

Määritä työnkulut, selvitä täsmäytyserot ja käsittele viranomaisviestit samassa palvelussa.

Erot näkyviin vertailussa

AI Payroller vertaa Tulorekisteristä haettuja yhteenvetotietoja palkka-aineistoon. Poikkeavat summat nostetaan esiin, jotta palkkatiimi löytää selvitystä vaativat kohdat.

AI Payroller TäsmäytyksetSuurenna näkymä
Palkka-aineiston ja Tulorekisterin yhteenvetotietojen vertailu, jossa poikkeava summa on korostettu.
Vertailu nostaa poikkeavan summan tarkistettavaksi.

Palkkakauden vaiheet järjestykseen

Työnkulkuun määritellään aineiston keruun, muistutusten ja tarkistusten vaiheet sekä niiden ajoitus. Myös vaiheiden etenemisehdot määritellään samassa näkymässä.

AI Payroller TyönkulutSuurenna näkymä
Palkkakauden työnkulun vaiheet ja esihenkilön tarkastuksen ajoitus- ja etenemisasetukset.
Työnkulun vaiheet ja niiden asetukset yhdessä näkymässä.

Viranomaisviestit käsiteltäviksi

Verohallinnon kirjeet, päätökset ja selvityspyynnöt löytyvät samasta palvelusta. Palkkatiimi voi avata asiakirjat ja merkitä viestit käsitellyiksi.

AI Payroller VeropostiSuurenna näkymä
Veropostin asiakirjalista, käsittelytilat ja asiakirjojen avaaminen.
Asiakirjojen käsittelytilanne näkyy veropostin listassa.

03 · Laskennan aikana

Hyväksytyt tiedot ja säännöt laskentaan

AI Payroller yhdistää ajantasaiset palkkatiedot, hyväksytyt tapahtumat ja voimassa olevat palkkaehdot laskentaan. Aineistoa voidaan hyödyntää myös nykyisessä palkkaohjelmistossa.

Ajantasaiset palkkatiedot ja palkkaehdot

Laskennassa käytetään palkkakaudelle voimassa olevia palkkatietoja ja hyväksyttyjä muutoksia. Voimaantulopäivät ohjaavat oikeiden ehtojen käyttöä.

Tuntitiedot TES:n ja sääntöjen mukaan

Laskentamoottori käsittelee tuntitiedot sovellettavan TES:n ja hyväksyttyjen laskentasääntöjen mukaan. Palkkaerien perusteet ovat palkkatiimin tarkistettavissa.

Maksukiellot ja muut vähennykset

Laskenta huomioi työntekijään kohdistetut voimassa olevat maksukiellot ja muut palkasta tehtävät vähennykset. Niiden perusteet tuodaan palkkatiimin tarkistettaviksi.

Tulosten tarkistus ja poikkeamien käsittely

Palkkaerän lähdetiedot ja laskentasääntö auttavat selvittämään poikkeamia. Palkkatiimi tarkistaa tulokset, käsittelee korjaukset ja hyväksyy laskennan.

Miten tekoäly ja laskenta toimivat yhdessä

04 · Laskennan jälkeen

Toimitukset, ilmoitukset ja täsmäytys

AI Payroller kokoaa palkka-ajon jälkeiset toimitukset ja viranomaisasioiden seurannan samaan prosessiin. Palkkatiimi näkee täsmäytyserot, viestit ja jatkotoimia vaativat asiat.

Maksuaineistot ja maksatuksen hyväksyntä

Palvelu muodostaa maksuaineistot palkka-aineistosta. Maksatuksesta vastaava henkilö tarkistaa ja hyväksyy maksun erikseen.

Palkkalaskelmien toimitus

Palkkalaskelmat toimitetaan oletuksena verkkopalkkalaskelmina Finago Apixin välityksellä. Työntekijä näkee palkkalaskelmansa omassa verkkopankissaan.

Kirjanpitoaineisto ja viranomaisilmoitukset

Palkkojen kirjanpitoviennit siirretään automaattisesti käyttämäänne kirjanpitojärjestelmään osana palkkaprosessia. Viranomaisilmoitukset käsitellään samassa kokonaisuudessa.

Tulorekisterin täsmäytys

AI Payroller vertaa Tulorekisteristä haettuja yhteenvetotietoja palkka-aineistoon ja nostaa erot palkkatiimin selvitettäviksi. Korjaukset ja hyväksynnät jäävät tapahtumahistoriaan.

Veroposti

Verohallinnon päätökset ja selvityspyynnöt löytyvät palkkahallinnon kanssa samasta palvelusta. Vastuuhenkilö näkee huomiota vaativat viestit ja käsittelee jatkotoimet.

Verotilitapahtumat ja huomautukset

Palvelu kokoaa verotilitapahtumat seurattaviksi ja tuo esiin huomautukset erääntyneistä veroista ja työnantajasuorituksista. Palkkatiimi näkee, mitkä asiat vaativat selvittämistä.

Voisiko palkkaprosessinne sujua paremmin ja maksaa vähemmän?

Katsotaan yhdessä, missä palkkaprosessinne kaipaa sujuvuutta ja mitä työvaiheita voisi automatisoida. Käymme 45 minuutin esittelyssä läpi nykyistä toimintatapaanne työntekijätiedoista ja aineiston keruusta laskentaan, ilmoituksiin ja täsmäytyksiin.

Samalla tunnistamme päällekkäistä työtä, erillisiä palveluita ja ohjelmistokuluja. Saatte selkeämmän kuvan siitä, mitä AI Payrolleriin voisi yhdistää, mitä nykyisestä kokonaisuudesta kannattaa säilyttää ja mistä automatisointi olisi järkevintä aloittaa.

Voit sopia esittelyn sähköpostitse. hello@aipayroller.com

Etkö löytänyt sopivaa aikaa? Kerro, milloin sinulle sopisi: hello@aipayroller.com.