Tarvittavat työntekijätiedot
Tarkistetaan, että palkansaajalta löytyvät palkanlaskennan tarvitsemat henkilö-, työsuhde- ja palkkatiedot, kuten voimassa oleva verokorttitieto, ammattiluokka ja muodollisesti kelvollinen IBAN-tilinumero.
Koko palkkaprosessi työntekijätiedoista täsmäytykseen
AI Payroller yhdistää työntekijä- ja työsuhdetietojen ylläpidon, palkkakauden aineiston keruun, laskennan sekä laskennan jälkityöt samaan prosessiin. Palvelu auttaa käsittelemään jatkuvat muutokset ja varmistamaan, että oikeat tiedot ovat käytettävissä oikealla palkkakaudella.
Koko palkkaprosessi jatkuvasta valmistelusta täsmäytykseen
Työntekijä- ja työsuhdetietoja ylläpidetään jatkuvasti. Palkkakauden aineisto kerätään määritellyistä lähteistä, tarkistetaan ja hyväksytään ennen laskentaa. Automaatio jatkaa työtä myös palkka-ajon jälkeen.
-
Jatkuvasti ajan tasalla
Työntekijä- ja työsuhdetiedot kunnossa
- Työsuhteiden alkamiset ja päättymiset
- Palkka- ja sopimusmuutokset voimaantulopäivineen
- Verokorttitiedot, ammattiluokat ja tarvittavat maksutiedot
- Sähköisten maksukieltojen vastaanottaminen ja kohdistaminen
-
Ennen laskentaa
Palkkakauden aineisto valmiiksi
- Yritys- ja palkkaryhmäkohtainen aineistotarve
- Työajat, työvuorot ja poissaolot
- Matka- ja kulukorvaukset sekä muut palkkatapahtumat
- Puuttuvien tietojen seuranta, esitarkistus ja hyväksynnät
-
Laskennan aikana
Hyväksytyt tiedot ja säännöt laskentaan
- Ajantasainen palkka ja voimassa olevat palkkaehdot
- TES, yrityksen omat ehdot ja provisiosäännöt
- Maksukiellot ja muut vähennykset
- Tulosten tarkistus ja poikkeamien käsittely
-
Laskennan jälkeen
Toimitukset, ilmoitukset ja täsmäytys
- Maksuaineistot ja palkkalaskelmien toimitus
- Kirjanpitoviennit ja viranomaisilmoitukset
- Tulorekisterin tietojen nouto ja automaattinen vertailu
- Veroposti, verotilitapahtumat ja velvoitteiden seuranta
Kone suorittaa. Ihminen valvoo ja hyväksyy.
Yrityskohtaiset säännöt, tarkistukset ja vastuuhenkilöt määritellään osaksi toistettavaa prosessia. Sovitaan, mitkä vaiheet automatisoidaan ja missä ihminen tarkistaa ja hyväksyy. Maksatus hyväksytään erikseen.
Työntekijä- ja työsuhdetiedot valmiina ennen palkka-ajoa
Palkkakauden käsittely alkaa siitä, että kaikki palkansaajat ovat mukana ja tarvittavat tiedot ovat ajan tasalla. AI Payroller auttaa tunnistamaan puuttuvat tiedot sekä käsittelemään työsuhde- ja palkkamuutokset niiden voimaantulopäivien mukaan.
Työsuhdemuutokset
Alkavat ja päättyvät työsuhteet käsitellään oikealle palkkakaudelle. Samalla voidaan seurata määräaikaisuuksia ja muita työsuhteen muutoksia.
Palkkamuutokset
Uusi palkka tai muu palkkaehtojen muutos tallennetaan voimaantulopäivineen, tarkistetaan ja hyväksytään ennen laskentaa.
Sähköiset maksukiellot
Vastaanotettu maksukielto kohdistetaan oikealle työntekijälle. Maksukiellon voimassaolo ja muutokset huomioidaan laskennassa.
Palkkakauden aineisto oikeista lähteistä
Yritykselle tai palkkaryhmälle määritellään, mitä tietoja jokaisella palkkakaudella tarvitaan ja mistä ne saadaan. Joillekin riittävät työajat ja poissaolot. Toisissa prosesseissa tarvitaan lisäksi esimerkiksi lisiä, luontoisetuja, provisioita tai muita palkkatapahtumia.
My AI Payroller
Työntekijä voi toimittaa mobiilipalvelussa työajat, työvuorot sekä matka- ja kulukorvaukset osaksi palkkakauden aineistoa.
Aineiston keräämislomakkeet
Työntekijä tai yrityksen vastuuhenkilö voi toimittaa muut tarvittavat palkkatiedot sähköpostitse lähetettävällä lomakelinkillä.
Nykyiset järjestelmät
Henkilöstö-, työaika- ja muut palkkatiedot voidaan hakea käytössä olevista järjestelmistä sovittujen integraatioiden avulla.
Muistutukset ja seuranta
Muistutukset auttavat saamaan tiedot ajoissa. Palkkatiimi näkee, mitä puuttuu tai odottaa hyväksyntää, ja esitarkistus nostaa ristiriidat käsiteltäviksi.
Palkkatiedot samaan prosessiinAI Payroller
My AI Payroller
Keruulomakkeet
Nykyiset järjestelmät
Keruu ja esitarkistus
Tarkistettu aineistoHyväksyttäväksi
Tieto puuttuuTäydennettäväksi
Kirjatut tunnit suoraan palkanlaskennan käyttöön
Työntekijät kirjaavat työajat, työvuorot ja poissaolot sekä toimittavat matka- ja kulukorvaukset My AI Payroller -mobiilipalvelussa. Työaikakirjaukset voidaan hakea myös nykyisestä työaikajärjestelmästä integraation avulla. Myös tilitoimiston asiakasyritysten työntekijöiden käyttö sisältyy pakettiin ilman työntekijäkohtaista maksua. Hyväksytyt tiedot ovat palkanlaskennan käytettävissä.
- Tuntikirjaukset, poissaolot ja niiden korjaukset
- Hyväksyttyjen tuntien siirto palkanlaskentaan
- Tuntitietojen käsittely sovellettavan TES:n mukaan
Viikon työtunnit
TES ja yrityksen omat ehdot mukaan laskentaan
Työehtosopimus, yrityksen omat sopimukset ja työntekijäkohtaiset ehdot vaikuttavat palkan laskemiseen. AI Payrollerissa niistä muodostetaan tarkistettavat laskentasäännöt.
- Toimialan TES, yrityskohtainen TES ja paikalliset sopimukset
- Hyväksytyt poikkeukset ja työntekijäkohtaiset ehdot
- Sopimuksen lähde, voimassaolo ja käytetty laskentasääntö
Tekoäly auttaa sopimuksen tulkinnassa. Palkanlaskija tarkistaa tulkinnan ja vahvistaa säännön ennen sen käyttöä laskennassa.
Palkkaehtojen tarkistus
01
Sopimuksen lähde
TES tai yrityksen oma sopimus
02
Voimassaolo
Palkkakaudella voimassa oleva versio
03
Soveltuminen
Työntekijän palkkaryhmä ja ehdot
=
Tarkistettava laskentasääntö
Sovellettava TES ja sen voimassa oleva versio määritellään ennen laskentaa.
Hyväksyntäketjut yrityksen työnjaon mukaan
Tuntien tarkistaja, palkka-aineiston hyväksyjä ja maksatuksesta vastaava voivat olla eri henkilöitä. AI Payroller ohjaa hyväksyntäpyynnöt sovitun ketjun mukaan.
- Omat hyväksyjät palkanlaskennan eri vaiheisiin
- Tietojen hyväksyminen, palauttaminen ja tilanteen seuranta
- Aineiston hyväksyntä ja maksatus erillisinä päätöksinä
Hyväksyjät tehtävän mukaan
Tuntien hyväksyntä ja maksun hyväksyntä ovat eri päätöksiä.
Provisiot lasketaan yrityksen omilla säännöillä
AI Payroller laskee provisiot myyntitiedoista sovitun mallin mukaan. Laskelmasta näkee, mihin myyntiin ja provisiosääntöön summa perustuu.
- Yrityksen omat provisioprosentit ja laskentaperusteet
- Erittely myyntitiedoista, provisiosäännöstä ja lasketusta summasta
- Provisioiden hyväksyminen ja korjaaminen
Myynnin hyvitykset, provisioportaat ja muut poikkeukset määritellään yrityksen palkitsemismallin mukaan.
Esimerkin provisio
Tuemme yrityskohtaisia provisiomalleja. Tässä yksi esimerkki.
- Provisioton alkuosa1 000,00 € × 0 %
- 0,00 €
- Rajojen välinen osuus19 000,00 € × 3 %
- 570,00 €
- Ylemmän rajan ylittävä osuus30 000,00 € × 5 %
- 1 500,00 €
Samat tiedot ja säännöt, sama laskentatulos
AI Payrollerin laskentamoottori käyttää hyväksyttyjä tietoja ja ohjelmallisia sääntöjä. Kun aineisto ja sääntöversio pysyvät samoina, laskentatuloskin pysyy samana.
- Tekoäly auttaa tulkitsemaan tietoja ja ehdottaa toimenpiteitä
- Laskentamoottori laskee palkat hyväksyttyjen sääntöjen mukaan
- Palkat voi laskea myös nykyisessä palkkaohjelmistossa
Laskennan luotettavuus edellyttää, että lähtötiedot ja säännöt on tarkistettu. Siksi hyväksyntä kuuluu jokaiseen palkka-ajoon.
Bruttopalkka yhteensä
4 175
€
Peruspalkka
2 500 €
Lisät
175 €
Provisio
1 500 €
Jokaisen palkkaerän lähdetiedot ja laskentasääntö voi tarkistaa jälkikäteen.
Palkat laskettu. Myös jatkotyöt hallinnassa.
Maksuaineistot, palkkalaskelmien toimitus, kirjanpitoviennit ja viranomaisilmoitukset etenevät käytössä olevan kokonaisuuden mukaan. AI Payroller hakee Tulorekisterin yhteenvetotiedot rajapinnan kautta ja vertaa niitä automaattisesti palkka-aineistoon.
Tulorekisterin täsmäytys kuuluu pakettiin. Erillistä täsmäytyspalvelun maksua ei veloiteta.
Veroposti kokoaa Verohallinnon päätökset ja selvityspyynnöt. Verotilitapahtumien seuranta ja huomautukset erääntyneistä veroista tai työnantajasuorituksista tuovat jatkotoimet samaan prosessiin.
- Automaattinen Tulorekisterin 312-aineiston tilaus, nouto ja vertailu
- Erojen selvittäminen ja korjausten hyväksyminen
- Tapahtumahistoria tehdyistä muutoksista ja hyväksynnöistä
Tulorekisterin 312-aineisto sisältää yhteenvetotietoja. Vertailu koskee näitä tietoja; yksittäiset ilmoituskentät ja sopimustulkinnat tarkistetaan erikseen.
Selvitettävä erotus
Palkka-aineisto
12 500 €
Tulorekisterin yhteenveto
12 450 €
Vertailu koskee yhteenvetotietoja. Ilmoituskentät ja sopimustulkinnat tarkistetaan erikseen.
Veroposti ja verotilitapahtumat osana palkkaprosessia
Vastuuhenkilö käsittelee selvityspyynnöt, erot ja huomautukset. Tiedon hakemiseen ja tilanteen tarkistamiseen kuluu vähemmän käsityötä.
Veroposti
Verohallinnon päätökset ja selvityspyynnöt tulevat samaan kokonaisuuteen palkkahallinnon kanssa. Vastuuhenkilö käsittelee huomiota vaativat asiat.
Verotilitapahtumat ja huomautukset
Seuraa verotilitapahtumia sekä huomautuksia erääntyneistä veroista ja työnantajasuorituksista. Tarvittavat valtuudet ja asetukset määritellään käyttöönotossa.
Palkka-avoimuuden dokumentit automaattisesti
AI Payroller laatii palkka-avoimuusdirektiivin edellyttämät dokumentit automaattisesti yrityksen palkkatiedoista ja vahvistetuista luokitteluista. Palkkatiimin ja HR:n ei tarvitse koota samoja lukuja erillisiin raportteihin käsin.
Palkkatiedoista dokumenteiksiAI Payroller
PalkkatiedotVahvistetut ryhmät
Automaattinen laadinta
- Palkkaerojen raportit
- Tietopyyntöjen vastaukset
- Palkka-arvioinnin aineisto
Ihminen tarkistaa ja hyväksyy
Palkkaerojen raportit
Raportointia koskevat palkkatiedot ja sukupuolten palkkaerot yritystä koskevien velvoitteiden mukaan.
Työntekijöiden tietopyyntöjen vastaukset
Kirjalliset tiedot omasta palkkatasosta sekä samaa tai samanarvoista työtä tekevien keskipalkkatasoista sukupuolen mukaan.
Yhteisen palkka-arvioinnin aineisto
Kooste palkkatasoista ja palkkaeroista yhteisen palkka-arvioinnin tueksi silloin, kun arviointia edellytetään.
Työnantaja vahvistaa työntekijäryhmät ja palkkauksen perusteet sekä tarkistaa ja hyväksyy dokumentit ennen niiden luovuttamista. Dokumenttien sisältö ja raportoinnin aikataulu määräytyvät yritystä koskevien velvoitteiden ja kansallisen lainsäädännön mukaan. Direktiivi (EU) 2023/970, artiklat 7, 9 ja 10.
Uusi palkkaohjelmisto tai automaatio nykyisen rinnalle
Palkat alusta loppuun AI Payrollerissa
Palkkatiedot kerätään, tarkistetaan ja lasketaan samassa ohjelmistossa. Kirjanpito ja muut tarvittavat järjestelmät yhdistetään palkanlaskentaan integraatioilla.
Katso palkanlaskennan ominaisuudetAutomatisoi nykyisen ohjelmiston rinnalla
Palkat lasketaan edelleen tutussa ohjelmistossa. AI Payroller voi esimerkiksi kerätä ja esitarkistaa palkka-aineiston tai täsmäyttää Tulorekisterin tiedot. Toteutuksen laajuus ja hinnoittelu sovitaan erikseen.
Katso integraatiotMikä palkkaprosessin vaihe vie teiltä eniten aikaa?
Käydään läpi työntekijä- ja työsuhdetiedot, palkkakauden aineistotarve, hyväksynnät, laskenta ja jälkityöt. Näytämme, mitä pakettiin jo sisältyy ja miten työnkulku sovitetaan teille.
- Työntekijätietojen ylläpito, aineiston keruu ja muut aikaa vievät työvaiheet
- Käytännön esimerkkejä tarvittavista ominaisuuksista
- Pakettiin sisältyvät toiminnot ja etäkäyttöönotto
Esittelyaika sovitaan sähköpostitse.
Varaa esittelyPainike avaa sähköpostiohjelman. Yhteyden saa myös osoitteesta:
hello@aipayroller.comViestissä riittää lyhyt kuvaus palkanlaskennan tarpeista.